RFP/RFQ/RFI/RFT's - Что это такое? И для чего нужно?

Запрос предложения (англ. Request for Proposal, RFP) — документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении каких-либо товаров или услуг. Создается заказчиком для проведения конкурса/аукциона. В которых находят отражение те цели, которых хочет достичь заказчик, KPI, критерии к участникам тендера и ряд других важных показателей.

Применяя RFP при поиске контрагента, организация-Заказчик информируют широкий круг поставщиков о планируемой закупке. Этим действием заказчик стимулирует поставщика к представлению более выгодного предложения, чем при личном обращении. Поставщик осознает, что закупки проводятся на конкурентной основе, и организации-конкуренты также примут участие в RFP. В последние годы такая процедура определения контрагента получила широкое распространение. Дабы соблюсти принцип охвата широкого круга лиц и вовлечь в процесс RFP больше участников рекомендуется делать запрос предложений на специализированных электронных площадках RFP в сети Интернет.

В запросе формулируются цели, требования к проекту, продукту или услуге, определяются критерии качества продукта или услуги, а также объявляются критерии выбора поставщика.

Запрос может диктовать структуру и формат предложений поставщиков для возможности сопоставления предложений.

Ранее термины запрос цены и запрос предложения использовались исключительно в международной торговле, однако, с принятием законов, регулирующих госзакупки, запрос коммерческого предложения является обязательной процедурой при определении начальной цены торгов.

В вооруженных силах запрос предложения часто используется для обеспечения оперативных требований, после которой отдел закупок выпускает детальную Техническую Спецификацию, относительно которой потенциальные подрядчики будут вносить свои предложения. В гражданском использовании заявка на проект - это обычно часть сложного торгового процесса, также известного как корпоративные продажи.

Претенденты возвращают предложение в установленную дату и время. Опоздавшие предложения могут рассматриваться или не рассматриваться, в зависимости от условий начального запроса. Предложения используются, чтобы оценить пригодность подавшего как поставщика, продавца или партнера. По предложениям могут вестись обсуждения (часто разъясняются технические детали или отмечаются ошибки в предложении). В некоторых случаях, всех или только выбранных претендентов могут пригласить участвовать в последующих предложениях, или могут попросить представить своё лучшее техническое и финансовое предложение, обычно называемое Лучшим и Конечным Предложением (англ. Best and Final Offer, BAFO).

Запрос цены (англ. Request for Quotation, RFQ) документированный запрос организации, заинтересованной в приобретении товаров или услуг, к определённой или неопределённой группе поставщиков с целью определения возможных закупочных цен. Используется, когда обсуждения с претендентами не требуются (главным образом, когда спецификации продукта или сервиса уже известны), и когда цена — основной или единственный фактор выбора претендента. RFQ может также использоваться как предварительный шаг перед полноценным запросом предложения для определения общего диапазона цен. В этом сценарии продукты, службы или поставщики могут быть выбраны по результатам RFQ для дальнейшего исследования.

RFQ обычно включает больше чем запрос цены на товар или услугу: часто от поставщиков требуется представить также информацию об условиях платежа, уровень качества товара или объём контракта. Чтобы получить корректные расценки, в RFQ часто включают спецификации товаров или услуг, чтобы удостовериться, что все поставщики предлагают цену для того же товара или услуги. Как правило, поставщики должны ответить на запрос в установленную дату и время. Ценовые предложения могут обсуждаться (часто разъясняют технические возможности или отмечают ошибки в предложении).

Запрос информации (англ. Request for Information, RFI) запрос, который публикует или рассылает организация, заинтересованная в приобретении каких-либо товаров или услуг. Цель документа — собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Как правило, запрос предполагает определённый структурированный формат ответа, благодаря чему может использоваться для сравнения информации.

RFI прежде всего используется для сбора информации, чтобы помочь принять решение о последующих шагах. Поэтому RFI редко является заключительным этапом и часто используются в комбинации с запросом предложения (RFP) и запросом цены (RFQ). В дополнение к сбору общей информации, RFI часто используется как приманка, посылаемая широкому кругу поставщиков с целью подготовки потенциального поставщика, разработки стратегии, создания базы данных, и подготовки к RFP или RFQ.

Запрос квалификации (англ. Request for Qualifications, RFQ) является документом, часто распространяемым перед запросом предложения. Он используется для сбора информации о продавцах от разных компаний, чтобы генерировать пул потенциальных клиентов. Он упрощает процесс рассмотрения предложений по RFP благодаря суженному кругу кандидатов с необходимой квалификацией.

Запрос на решение (англ. Request for Solution, RFS) аналогичен RFP, но более открытый и общий. Является коммерческим документом, который описывает технологическую или организационную ситуацию и требует решения для возможных поставщиков решений. Организация, которая сделала данный запрос на решение, ведет диалог с потенциальными поставщиками для определения наилучшего из них.

Запрос на ассоциацию (англ. Request for Association, RFA), также известный как запрос о партнерстве или запрос на альянс, представляет собой предложение от одной стороны к другой за совместную работу (обычно в бизнесе) и общее использование преимуществ этих совместных действий.

Заявка на тендер (англ. Request for Tender, RFT), также известная как Приглашение к тендеру (англ. Invitation to Tender, ITT) обычно используется правительством.

Основные цели данных запросов

Получить правильную информацию для принятия бизнес решения.
Принять верное решение относительно стратегического приобретения.
Улучшить покупательную способность компании для получения благоприятной сделки.
Получить возможность рассмотреть более широкий и творческий диапазон решений.

Ключевые преимущества

Уведомляет поставщиков о том, что организация планирует приобретение и поощряет лучшие предложения.
Требует, чтобы компания определила то, что она предлагает купить. Если анализ требований был подготовлен должным образом, он может быть легко включен в документ запроса.
Предупреждает поставщиков, что процесс выбора базируется на конкурентной основе.
Позволяет охватить более широкий диапазон предложений.
Гарантирует, что поставщики фактически отвечают на определенные требования.
Следуя четкой процедуре оценки и выбора, организация может продемонстрировать беспристрастность — решающий фактор в приобретении.